１．ＦＡＸ送信状

「Fax Transmission」と記入。

２．送信元の記入

「○○○.Co.,ltd.」など、自社名を記入。

３．自社情報

電話、FAX、メールアドレスなど連絡先の記入

Phone:、Fax:、E-mail

自社住所の記入

郵送先住所は「Mailing address」と表記し、自社の住所を記入。

ビジネスの中で上級のコミュニケーションというのは
会話のペースやスピードをコントロールし、
場の雰囲気を作り出せるということに尽きます。

英会話を使っての会議に限らず相手があってこそ
良いコミュニケーションが築けるというものです。

苦手意識を持っている英語を使ってのペースづくりや
場の雰囲気作りを強引に持って行くのは望ましいものではありません。

なるべく自然に相手の波長に合わせながら
ペースや雰囲気を作っていきましょう。

たとえば日本での夕刻はアメリカでの真夜中になります。
つまり退社前にアメリカのサプライヤーにメールを送れば
翌日に出社した時にちょうど返信が届いていると言うことは今や常識です。

うまく英文のメールが送れるという意味は
そういった時間軸も計算に入れた上でライフスタイルに合わせた
メールの送り方をするということです。

ビジネスにおいて時間は大切な財産の一つであることは
言うまでもなく、あなたも毎日の生活から理解しているわけです。

そこで、あなたのビジネスを少しでも加速させるため
２つのキーポイントをご紹介しておきましょう。

まだ参加したことがない場合でも事前に知識を入れておくのと
入れておかないのとでは、
会議に参加する意味がまったく変わってくるでしょう。

▼会議を始める

皆さんこんにちは、それでは会議に入りましょう。

Good afternoon everyone.
（皆さんこんにちは）
I think we should make a start.
（それでは会議に入りましょう）

白紙を前にして「自由に何でも書け」と言われるより
原稿用紙に「掃除の大切さについて書け」と言われた方が
書きやすいのといっしょですね。

基本的に全文書左寄せで入力しましょう。
下記に記入フローを記載してありますので、
この流れにそって作成してください。

▼記入項目

１．宛先：メールアドレス
２．件名：用件がすぐに判断できる様に工夫します。
３．受取人名：フォーマルの場合は会社住所も記入してください。
４．頭語：日本語の「拝啓」部分です。：Dear Mr.(Ms)～
５．前文：簡単な挨拶を記入してください。
６．本文：簡潔に、用件のみ記載してください。
７．末文：補足する事があれば記入してください。お礼などです。
８．結語：日本語の「敬具」部分です。：Sincerely,
９．差出人名：署名、フォーマルでは会社住所も記入してください。

定型となる記入項目も紹介しておきますのでご参考下さい。

アメリカ、ヨーロッパ、英国式は下記のような記載になります。

▼アメリカ式：月→日（カンマ）年の順番で記載してください。

　　例：　July 10,2007

▼ヨーロッパ・英国式

　　ヨーロッパ・英国式：日→月（カンマ無し）年の順番で記載してくだっ歳。

　　例：　10 July 2007

ご覧のとおり、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式だと
月と日を全くの逆にしなければならないのです。

メールのメリットとして
相手が集中している時間に邪魔にならない
素早く、分かりやすく意思が疎通出来るわけです。

まず、使いこなしたいテクニックとして
「大文字の利用」があります。
ただしデメリットとして
「きつい言い方」として目に飛び込んできますので注意も必要です。

強力な強調のしかたとして、すべて手大文字で構成、表記する
「shauting<シャウティング>」
「怒鳴っている」「かなり頭にきている」
という受け止められ方をされる場合がありますので
取引先やお客様への使用は控えたほうがいいでしょう。

始めてメールを送信する相手にはどこで
メールアドレスを入手したか記述しておくと安心します。

ホームページでメールアドレスを知った場合には
そのホームページのURLや名称を記述することで
「この人はホームページを見てくれている」
というサインにもなりますので
そのような相手への気遣いをすることで
良い返事が得られることに繋がっていくでしょう。

「スペルチェッカー」や「グラマーチェッカー」なども
大抵のソフトに機能の一つとして入っており、制度も高いため
英文のみならず、各国の言語にも対応が聞きます。

それでは大切な賢い使い方をお教えしましょう。
まずは、ワープロソフトでメールメッセージを作成。
完了したら、「スペルチェッカー」と
「グラマーチェッカー」で誤記を見つけ次第修正してください。

男性では気付きにくい直観力や
ビジネスにおけるきめ細やかさで
男性とは違った大きな成果を上げることができます。

能力さえあれば男女関係なく企業が成果を
認めてくれるビジネス展開を行っているわけですね。

急速なグローバル化に伴って
英語を使用する機会も増えているところですが
性差別の無い表現は日本同様求められています。

▼メールを送る側のマナーテクニック
会社のパソコンや自宅のパソコンに
別に読みたくないメール（通称：ダイレクトメール　以下DM）
が届くことはありませんか？

私のところにはしょっちゅうきます（涙）
ですが、メールは便利で安価な連絡手段であり、
新規顧客を獲得する上で最も効率的なツールの一つであることは事実です。
送信する相手に迷惑にならないようにDMを送りたいですね。

なかには企業のキャンペーンメールや紹介メールなどの
あなたに必要のないメールが送付されてくる場合もあるでしょう。
その中には悪質な「迷惑メール」も混ざっている場合があります。

では、「unsolicited e-mail」や「junk e-mail」
に対処する2つのテクニックを覚えていきましょう。

例えばあなたの会社に英語の電話が
突然かかってきた時の対応はどうされますか？
電話越しで和製英語で話してもなかなか伝わらない。

それどころか焦ったり、動揺したりすれば
尚更言葉、英会話も出てきませんよね。

ビジネスにおいて言えば
一般的な英語での受け答えも日常から
準備しておくことで、頭が整理され、いざという時に効果が高くなります。

会社によっては英会話のスキルそのものが
入社や昇進の条件となっている場合も多く
英語のできないビジネスパーソンは現在の喫煙者と同じく
肩身の狭い思いをする羽目になってしまいます。

あなたも「どうすればもっと効率よく英会話を学べるだろうか？」
と考えているのではないでしょうか？