１．ＦＡＸ送信状

「Fax Transmission」と記入。

２．送信元の記入

「○○○.Co.,ltd.」など、自社名を記入。

３．自社情報

電話、FAX、メールアドレスなど連絡先の記入

Phone:、Fax:、E-mail

自社住所の記入

郵送先住所は「Mailing address」と表記し、自社の住所を記入。

「この頁を含む○枚」は、
「No. of pages:____ including this page」

５．日付
「Date:　______,2009　」

６．送信先
「To:________________　」

７．FAX番号

Noは「#」と表記します。

「Fax#　_______________　」

８．送信元

「From:　______________　」

９．頭語

「Dear Mr.○○:　」等と記入。

１０．本文

本文を記入。

１１．結語

ご多幸をお祈り申し上げます、と言う意味である
「Best wishes」が良いでしょう。

１２．あなたの名前

１３．自社部署名

「Department of ×××」

頭語、結語は省略しても特に問題はありません。

ビジネスの中で上級のコミュニケーションというのは
会話のペースやスピードをコントロールし、
場の雰囲気を作り出せるということに尽きます。

英会話を使っての会議に限らず相手があってこそ
良いコミュニケーションが築けるというものです。

苦手意識を持っている英語を使ってのペースづくりや
場の雰囲気作りを強引に持って行くのは望ましいものではありません。

なるべく自然に相手の波長に合わせながら
ペースや雰囲気を作っていきましょう。

早い段階で本題に移りましょう。
相手の進行でミーティングや会議が始まった場合は
進み具合を見守り、空気感を確かめたいところですが
まず第一にagenda<議題>や目的をお互いに確認しあうのが一般的です。

会議やミーティングでは分担や責任、置かれている立場を
冒頭に説明しましょう。

相手に自分の立場を示すことで、どのような内容をあなたに話せばいいか
討議をすればいいのかが相手に伝わります。

相手が自分の立場とあなたの立場を理解することで、
良い雰囲気が生まれ、効率的な進行が出来るでしょう。

会議をリードしている人にとって効率的な進行が行えるということは
最高の雰囲気が生まれることだということを意識しておきましょう。

たとえば日本での夕刻はアメリカでの真夜中になります。
つまり退社前にアメリカのサプライヤーにメールを送れば
翌日に出社した時にちょうど返信が届いていると言うことは今や常識です。

うまく英文のメールが送れるという意味は
そういった時間軸も計算に入れた上でライフスタイルに合わせた
メールの送り方をするということです。

ビジネスにおいて時間は大切な財産の一つであることは
言うまでもなく、あなたも毎日の生活から理解しているわけです。

そこで、あなたのビジネスを少しでも加速させるため
２つのキーポイントをご紹介しておきましょう。

管理者やマネージャーのクラスともなると
件名のみを見て確認し
内容が無いと一瞬で判断しゴミ箱に捨てたり
きちんと読まないことはよくある話です。

また、人は具体的な数字に反応する特性があるので
日程や期日が関係する要件であれば
件名に分かりやすいように日付を入れるのもいいですね。

10月20日に行いたい打合せの場合、
「Agenda for management Meeting 1020 Mon.」
というように件名に入れると分かりやすく
受信箱での確認もしやすいでしょう。

２、相手にストレスを与えない文章とは

これは日本や海外限らずに言えることなのですが
ダラダラとした長文はだれも見たくありません。

特に海外の忙しいビジネスパーソンともなれば
日本人の感覚とは比べ物にならないくらいに時間にシビアです。

パッと見で読まれても要点が伝わるように
分かりやすい文章配置と量にしましょう。

「メールは短く、シンプルに分かりやすく！！」が基本です。

まだ参加したことがない場合でも事前に知識を入れておくのと
入れておかないのとでは、
会議に参加する意味がまったく変わってくるでしょう。

▼会議を始める

皆さんこんにちは、それでは会議に入りましょう。

Good afternoon everyone.
（皆さんこんにちは）
I think we should make a start.
（それでは会議に入りましょう）

皆様に集まって頂いたのは、○○を議論する為です。

We are here to discuss the （Trade plan）
（皆さんに集まって頂いたのは貿易計画を議論する為です）

▼議題に入る

A comment about this plan is there?
（この計画について意見は御座いませんか？）

So let's first item on the agenda to business.
（では、最初の議題に入りましょう）

上記の例は一般的なものですが、取引する企業によっても
言い回しは変わってきます。

様々な企業に、さまざまな業界用語などもありますので
業界用語なども織り交ぜながら進めていくレベルになれば
かなりレベルの高いビジネスパーソンになったといえます。

はじめのうちはこうした一般的なフローに則って行い
慣れてきたら自分のオリジナリティを付けたしていきましょう。

白紙を前にして「自由に何でも書け」と言われるより
原稿用紙に「掃除の大切さについて書け」と言われた方が
書きやすいのといっしょですね。

基本的に全文書左寄せで入力しましょう。
下記に記入フローを記載してありますので、
この流れにそって作成してください。

▼記入項目

１．宛先：メールアドレス
２．件名：用件がすぐに判断できる様に工夫します。
３．受取人名：フォーマルの場合は会社住所も記入してください。
４．頭語：日本語の「拝啓」部分です。：Dear Mr.(Ms)～
５．前文：簡単な挨拶を記入してください。
６．本文：簡潔に、用件のみ記載してください。
７．末文：補足する事があれば記入してください。お礼などです。
８．結語：日本語の「敬具」部分です。：Sincerely,
９．差出人名：署名、フォーマルでは会社住所も記入してください。

定型となる記入項目も紹介しておきますのでご参考下さい。

頭語については末尾に
:(コロン)を使用してください。
相手先の名前や担当者名が分かっているようなら、
下記を使用しましょう。

Dear Mr.(Ms.)～:

名前までは分からない場合、

Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記載してください。
To All Persons Concerned:

▼結語

結語の末尾は,(カンマ)を使用しましょう。

Sincerely,

はじめは慣れるまでに時間がかかるのは当然です。
このフォーマットを見ながら根気よく作成していきましょう。
見なくても書けるようになればあなたのビジネススキルは
かなり高いレベルまで上がっていることになります。

アメリカ、ヨーロッパ、英国式は下記のような記載になります。

▼アメリカ式：月→日（カンマ）年の順番で記載してください。

　　例：　July 10,2007

▼ヨーロッパ・英国式

　　ヨーロッパ・英国式：日→月（カンマ無し）年の順番で記載してくだっ歳。

　　例：　10 July 2007

ご覧のとおり、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式だと
月と日を全くの逆にしなければならないのです。

月日の記載を間違えるとどういうことになるか？
これが打ち合わせ日時だとしたら
大変なことになりますね。

例えば、日本式の場合「07/7/10」を記入する場合
アメリカ式だと「7/10/07」と記入しました。

アメリカ式の場合「7月10日（2007年）」で合っていますが
ヨーロッパ・英国式の場合「10月7日（2007年）」となるわけです。

たった一つ間違えただけで全く別の月日に解釈されてしまうのです。

慣れや癖で間違えてしまう場合もあるかもしれませんが
そういったことを避けるための方法として
アメリカ式、ヨーロッパ・英国式だろうと
月名（desember等）は省略せずに記入する癖を付けておきましょう。

メールのメリットとして
相手が集中している時間に邪魔にならない
素早く、分かりやすく意思が疎通出来るわけです。

メールに慣れないうちは
伝えたいことがまとまりきれず
長文になってしまう傾向が多いので
しっかりとどこが重要か
見直してみてください。

パッと目に入って
どこに重要な情報があるか
分かりやすいように書きましょう。

テクニックとしてメッセージを強調したい時は

*about*

[about]

など、** [] の記号を使って分かりやすく
情報を示していきましょう。

注意しておきたいのがアポストロフィー（""）
仕様パソコンによっては文字化けしてしまう可能性がありますので
使わない方が無難でしょう。

まず、使いこなしたいテクニックとして
「大文字の利用」があります。
ただしデメリットとして
「きつい言い方」として目に飛び込んできますので注意も必要です。

強力な強調のしかたとして、すべて手大文字で構成、表記する
「shauting<シャウティング>」
「怒鳴っている」「かなり頭にきている」
という受け止められ方をされる場合がありますので
取引先やお客様への使用は控えたほうがいいでしょう。

部分的に使う分には
効果を発揮する場合があります。
強調したい部分や、重要な部分に使うなど
「両刃の剣」ともいえる「大文字」

まずは社内メールなどで少しづつ使い、
どのような反応があるか
見てみましょう。

あまり乱用せず、ここぞという時に使って下さい。

さらに強調の極め付けともいえるのが
「大文字＆エクスクラメーションマーク（！）」です。

ビジネスにおいて使用する場合は
あまり好ましい表現ではありませんが
企業やお客様からこういった表現があった場合は
かなり気が立っていると思って間違いないでしょう。

そういった意味では頭に入れておき
その場合の対処法やイメージをしておくと的確に対応できます。

始めてメールを送信する相手にはどこで
メールアドレスを入手したか記述しておくと安心します。

ホームページでメールアドレスを知った場合には
そのホームページのURLや名称を記述することで
「この人はホームページを見てくれている」
というサインにもなりますので
そのような相手への気遣いをすることで
良い返事が得られることに繋がっていくでしょう。

動画もマニュアル通りに
英文法の規則が当てはまり、
記述の方法が変わってきます。

原則は、
「固有名詞」である場合は大文字で始め、
「普通名詞」である場合は小文字で始めるのが一般的です。
下記にインターネットで代表的な英単語を表します。

＜具体的例＞

「WWW」も同様に固有名詞なので大文字で始めます。

「e-mail」は普通名詞なので小文字で始めます。

「on-line」も普通名詞なので小文字で始めます。

「intranet」は普通名詞なので小文字で始めます。

まず慣れるまでが若干面倒くさいかもしれませんが
翻訳ソフトやネットのツールを使って
正しい英単語を記入したメールを送信してください。
それは力となってあなたのこれからのビジネスに
大いに役立つことでしょう。

「スペルチェッカー」や「グラマーチェッカー」なども
大抵のソフトに機能の一つとして入っており、制度も高いため
英文のみならず、各国の言語にも対応が聞きます。

それでは大切な賢い使い方をお教えしましょう。
まずは、ワープロソフトでメールメッセージを作成。
完了したら、「スペルチェッカー」と
「グラマーチェッカー」で誤記を見つけ次第修正してください。

マイクロソフトのワードであれば
つづりの間違いは赤い波線、
文法の間違いに関しては緑の波線
で表示されるため、
見た目にも分かりやすく便利です。

正確な文章が作成できたら
メールソフト、もしくは
アウトルック・エクスプレスの
新規作成メールに文章をコピーして、
張り付ければ完了です。

翻訳ソフトや和英辞書を使用し、この点順通りに記述すれば
相手先に用件を伝えることは可能でしょう。

英文のメールでお困りの方、苦痛な作業と感じている方であれば
これだけ進化したソフトを活用することによって
ビジネスシーンでの時間短縮、ストレス軽減につながります。

ビジネスパーソンに求められる時間管理を
スムーズに行うことで、ゆとりができた時間でさらなるスキルアップや
自己投資に専念できるというものです。

がんばっていきましょう！

男性では気付きにくい直観力や
ビジネスにおけるきめ細やかさで
男性とは違った大きな成果を上げることができます。

能力さえあれば男女関係なく企業が成果を
認めてくれるビジネス展開を行っているわけですね。

急速なグローバル化に伴って
英語を使用する機会も増えているところですが
性差別の無い表現は日本同様求められています。

性別中立的な用語集
（Gender Specific Gender Neutral）

職長　「foreman」⇒「supervisor」
消防士　「fireman」⇒「firefighter」
スチュワーデス「stewardess」⇒
「flight attendant」

スポークスマン　「spokesman」⇒「spokesperson」
議長　「chairman」⇒「chairperson」
営業員「salesman」⇒「sales representative」
記者　「newsman」⇒「Journalist」
整備士　「repairman」⇒「service technician」

▼メールを送る側のマナーテクニック
会社のパソコンや自宅のパソコンに
別に読みたくないメール（通称：ダイレクトメール　以下DM）
が届くことはありませんか？

私のところにはしょっちゅうきます（涙）
ですが、メールは便利で安価な連絡手段であり、
新規顧客を獲得する上で最も効率的なツールの一つであることは事実です。
送信する相手に迷惑にならないようにDMを送りたいですね。

その他にもジャンクメール「junk mail」と
呼ばれていたり、やスパム「spamming」
とも呼ばれる事があります。

語源はレター等の郵便物を
「unsolicited mail」または
「junk mail」と呼ばていた所から来てます。

郵便物の場合、開封してもそのままゴミ箱へ行くこととなりますが
メールの場合となると巧妙な手口によって「迷惑メール」と言うのが
分かりにくくなっている場合も多いため、
時間をその分とられてしまうのは厄介です。

インターネットでのエチケット（通称ネチケット）を守り
相手にメールから好印象を与えましょう。
英語でのつづりは「netiquette」となります。

あなたがＤＭを送付するとあれば
先方にも分かりやすく、文章も極力短くべきです。

具体的にシンプルにすることによって意図が伝わりやすくなります。

なかには企業のキャンペーンメールや紹介メールなどの
あなたに必要のないメールが送付されてくる場合もあるでしょう。
その中には悪質な「迷惑メール」も混ざっている場合があります。

では、「unsolicited e-mail」や「junk e-mail」
に対処する2つのテクニックを覚えていきましょう。

▼送付されてきたメールが
自分個人に向けたものであり、
返信が必要と判断した場合
簡単でもいいので
yes,noで答えずに返信すると
相手にとっても分かりやすいものになるります。

回答の例として下記のものを記載します。
メール文の参考にしてみると、
スムーズにいきます。
Thank you for contact.
Now is not the most important use．
「連絡をありがとうございます。
しかし、今は利用致しかねます」

この様に物腰を柔らかく断ることで、
トラブル防止や相手への印象アップにつながりますね。

最近ではインターネットを使っての和英、英和、翻訳などの
ソフトも充実しておりますので、
文章検索に活用することで
あなたの作業効率が５倍はアップするでしょう！

例えばあなたの会社に英語の電話が
突然かかってきた時の対応はどうされますか？
電話越しで和製英語で話してもなかなか伝わらない。

それどころか焦ったり、動揺したりすれば
尚更言葉、英会話も出てきませんよね。

ビジネスにおいて言えば
一般的な英語での受け答えも日常から
準備しておくことで、頭が整理され、いざという時に効果が高くなります。

「あの会社には
電話をかけるのは苦手なんだよな・・・」
と、思われないためにも
基礎能力は身に付けておきましょう。

重要な電話対応テクニックを
記載致しますので参考にしてみてください。

１．挨拶。
「もしもし」Hello.
「おはようございます」Good morning.
「こんにちは」Good afternoon.

２．会社名を名乗る。
「○○会社です」This is ○○ company.

「お名前を伺って宜しいでしょうか」May I ask who is calling ?

３．用件を承る。
「ご用件を承ります」How can I help you ?

４．各部署へ繋ぐ。
「どの部署にお繋ぎ致しましょうか」What department, please ?

「誰にお繋ぎ致しましょうか」Whom would you like to speak to ?

「少々お待ち下さい」Hold on, please.

いかがでしょうか？

まずはこれだけでも覚えておき、
あなた自身で場数を踏んでブラッシュアップしてください。

会社によっては英会話のスキルそのものが
入社や昇進の条件となっている場合も多く
英語のできないビジネスパーソンは現在の喫煙者と同じく
肩身の狭い思いをする羽目になってしまいます。

あなたも「どうすればもっと効率よく英会話を学べるだろうか？」
と考えているのではないでしょうか？

そこで、時代の最先端を行く
東京こその英会話スクールが
多数存在しているわけです。

需要が多く、質に対するニーズも高いため
様々なコースやアピールポイントを持つ
スクールが数多く存在します。

その中でも「Wall Street Institute」と言うスクールは
「上達したいレベル別のコース」が存在します。

つまり、明確な目標を設定し、それに見合ったカリキュラムを組み上げ
個人個人に合わせた最短でのコースを準備できるわけです。

目標が達成できない場合、無料延長なども行っているため
とても人気が高いスクールです。

その他でいうと「神田外語キャリアカレッジ」と言うのがあり
企業に向けたオーダーメイド研修を扱っております。
企業単位で専門講師がつくため、研修がしっかり行えるメリットがあります。